Las Pymes mexicanas frecuentemente deben cambiar de oficina sobre sobre todo cuando van creciendo y requieren más espacio o por comodidad ya eso es algo importante para la productividad y el bienestar de los colaboradores. Por lo tanto las mudanzas de oficina son más frecuentes de lo que se podría pensar. Las mudanzas son conocidas por generar estrés e incertidumbre y con las mudanzas de oficina esto puede incluso llegar a serlo más, ya que de no plantearse bien el reinicio de las operaciones en la nueva oficina puede llegar a ser complicado.
En este artículo abordamos el tema de las mudanzas de oficina de micro y pequeñas empresas. En este tipo de mudanzas la organización lleva menos que la mudanza de un corporativo, ya que por lo general los departamentos de la empresa son de pocos empleados, por lo tanto hay menos mobiliario y en la actualidad que toda la información es su mayoría es digital, son menos los archiveros y papeles que tienen las empresas.
Sin embargo siempre será recomendable tener las siguientes consideraciones en una mudanza de oficina:
- Se deben definir los tiempos y comunicárselo a las empresas de mudanzas que harán el presupuesto para llevar a cabo la mudanza de oficina, y a su vez la empresa de mudanzas debe asegurar los tiempos cotizando con el número necesario de camiones de mudanzas y de ayudantes de mudanza, de modo que las ventanas de tiempo dedicadas a la mudanza se cumplan y no afecten con la operación y las ventas de la empresa.
- El servicio que se contrate debería de considerar en el precio de mudanza los servicios necesarios, como son desmontaje, embalaje, transporte de mudanza, y a la llegada el acomodo del mobiliario y montaje del mobiliario, a menos que se decida ahorrar en la mudanza, podrían los mismos empleados realizar el desarmado y armado de muebles y mobiliario.
- Toda la documentación confidencial es mejor transportarla por separado a la mudanza para evitar cualquier filtración de información ya que los documentos pudieran llegar a traspapelarse durante la mudanza.
- Es momento de liberar peso, como en una mudanza de hogar, este evento puede ser aprovechado para organizar y deshacerse de muebles o documentos que ya no serán necesarios en la nueva oficina. Hay documentos como los fiscales que debe resguardarse por años y esos es mejor cuidarlos que deshacerse de ellos, pero documentos operativos y de ventas pudieran desecharse después de haberlos resguardado por años.
- Estrenar mobiliario puede ser una opción, en ocaciones el costo beneficio de vender los muebles usados más el ahorro en la mudanza, puede llegar a igualarse en comprar mobiliario nuevo, lo cuál puede ser más motivante para los colaboradores, porque no sólo se estrena una nueva oficina y espacios nuevos, sino también las herramientas de trabajo como es el mobiliario.
- Es necesario prever con anticipación el cambio de líneas telefónicas, el internet, el servicio de CFE ya que dependiendo de la zona de la nueva oficina puede no haber servicio o la reinstalación llegue a tomar más del tiempo deseado, sobre todo si se es una PYME, la atención no es inmediata como en un corporativo. Ser precavido con los servicios básicos de la oficina evitará dolores de cabeza.
- Avisar a clientes, proveedores y demás interesados. Es mejor avisar con tiempo a todos los clientes de una interrupción del servicio para llevar a cabo la mudanza de forma ordenada y sin estrés que tratar de seguir operando y vendiendo de la misma forma durante la mudanza, eso puede dar como resultado un caos para la imagen de la empresa como para la misma mudanza.
Seguiremos escribiendo sobre las mudanzas de oficina para ayudar a todas las PYMES mexicanas que cambian de oficina a fin de que sigan creciendo y desarrollando la economía mexicana.
